Главная | Наследовательное право | Как вести документооборот в транспортной

1.6. Транспортная документация

Современные условия хозяйствования требуют от управленческого учета повышения прозрачности, наглядности и сопоставимости данных, являющихся предметом учета.

Библиотека

Многим организациям приходится пользоваться услугами специализированных автотранспортных организаций-перевозчиков. Нередко при документальном оформлении сделки и подтверждении выполнения обязательств между перевозчиками и заказчиками возникает масса разногласий. Наиболее распространенными ошибками, допускаемыми организациями, являются: По факту оказания услуг у заказчика в большинстве случаев имеются в наличии только следующие документы: Этих документов недостаточно для подтверждения размера выполнения обязательств перевозчика перед заказчиками.

Объясняется такая ситуация тем, что сотрудники большинства организаций забывают или не знают? К чему же приводит такая забывчивость? Руководитель организации-перевозчика не имеет достоверной информации о количестве выполненных рейсов автопарком даже за прошлый отчетный период, оперативная информация на текущий день тем более недостоверна. У него нет уверенности в том, что машины используются только в интересах организации, соответственно в оправданности затрат на заработную плату, ГСМ и прочих.

У заказчика возникают сложности при отнесении транспортных расходов в целях налогообложения к экономически оправданным в соответствии со ст. Руководитель организации-заказчика не имеет документального подтверждения сумм, выставленных в счетах перевозчика. Соответственно и у него отсутствует уверенность в том, что полученные услуги использовались исключительно в интересах организации. Итак, у обеих сторон сделки отсутствуют прозрачность, наглядность учетных данных и управленческий учет перестает служить главным инструментом в повышении рентабельности функционирования организации.

Этих разногласий можно избежать при соблюдении законодательства РФ, регламентирующего порядок оказания услуг по перевозке груза. Документальное оформление сделки Порядок заключения договора перевозки грузов регулируется главой 40 Гражданского кодекса РФ и предполагает обязательство перевозчика доставить вверенный ему заказчиком груз в пункт назначения.

Заказчик, в свою очередь, обязуется уплатить за перевозку установленную договором плату. ГК РФ позволяет подтверждать факт заключения договора перевозки груза путем составления и выдачи грузоотправителем ТТН. Но при длящихся договорных отношениях рекомендуется оформлять договор на перевозку грузов в письменной форме, где следует предусмотреть штрафные санкции и четкий перечень документов, формируемых при выполнении обязательств сторонами сделки.

В настоящее время она все еще имеет статус действующего документа. Согласно Инструкции стороны договора обязаны не реже одного раза в квартал производить сверку данных, на основании которых перевозчики рассчитывают стоимость оказанных услуг, с фактически перевезенным количеством груза. Она производится в сроки, установленные графиками, утвержденными заказчиком и перевозчиком, ее результаты оформляются актом, в который включаются все промежуточные акты об оказанных перевозчиком услугах за определенный период.

Акт подписывается представителями сторон. Форма также используется для учета транспортной работы, расчетов за перевозки грузов. В соответствии с разд. Если на одном автомобиле одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких грузополучателей, ТТН выписывается на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности. ТТН следует выписывать в четырех экземплярах по грузам нетоварного характера груз насыпью — в трех.

Один остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей и формирования выручки; второй и третий экземпляры заверенные подписями, печатями штампами грузополучателя и подписями водителя сдаются водителем представителю организации-перевозчика. Затем второй экземпляр, служащий основанием для расчетов, перевозчик прилагает к Акту об оказании услуг по перевозке и высылает заказчику, а третий прилагается к путевому листу.

Четвертый экземпляр для грузов товарного характера, заверенный подписями и печатями штампами грузоотправителя и подписью водителя, сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у грузополучателя. Порядок оформления путевых листов Постановлением Госкомстата утверждены также следующие унифицированные формы: Путевые листы служат для определения показателей учета работы подвижного состава и водителя, для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов.

Участие водителя в заполнении путевого листа не допускается, за исключением постановки подписей, удостоверяющих прием при выезде и сдачу при возвращении автомобиля п. Путевые листы выдаются водителю под расписку только на один рабочий день смену при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Путевые листы остаются у перевозчика, хранятся совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки разд.

В путевой лист обязательно вписывают номера прилагающихся по одному экземпляру ТТН, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя. При оплате услуг по сдельным расценкам основанием для предъявления перевозчиком стоимости оказанных услуг служат перечень ТТН и их приложенные экземпляры. В случае транзитных перевозок обязанность по заполнению маршрута в путевых листах и отрывных талонов должна быть возложена на грузополучателя. Постановлением Госкомстата предусмотрено ведение журналов учета движения путевых листов у перевозчиков.

Обеспечить контроль за движением путевых листов, выданных водителю, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию можно с помощью нумерации листов журнала типографским способом. Учет выдачи и принятия к учету ТТН и путевых листов Принятие к учету первичных документов недействующей формы или с незаполненными реквизитами не допускается ст. Следует обратить внимание на нумерацию ТТН и путевых листов. В Инструкции сказано, что ТТН и путевые листы являются бланками документов строгой отчетности и должны изготавливаться типографским способом сучетной серией и типографским номером.

Путевые листы в большинстве случаев изготавливаются типографским способом.

Нюансы учета в транспортной компании

А вот ТТН очень часто составляются при помощи компьютерной техники с последующей распечаткой бумажных экземпляров. В этой ситуации можно порекомендовать следующий способ контроля выписанных ТТН: Пронумерованные чистые листы будут являться бланками документов строгой отчетности.

Как вести документооборот в транспортной станут столетия

Инструкцией предусмотрено хранение бланков путевых листов на складах организаций и выдача их по мере потребности под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию автотранспорта заведующему гаражом, начальнику эксплуатации, диспетчеру и др. В бухгалтерском учете эти операции должны отражаться следующим образом: В целях сохранности бланков документов строгой отчетности в учетной политике организации следует предусмотреть обязательность заполнения журнала по учету бланков документов строгой отчетности и ежегодную их инвентаризацию.

Удивительно, но факт! Товарно-транспортная накладная грузовой манифест СМR с прилагаемыми грузоотправителем спецификациями, сертификатами, санитарным паспортом и другими сопроводительными документами сертификат качества, карантинный сертификат ветеринарный сертификат. Соответственно, расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

Аналогичным должен быть подход к оформлению, учету документов при использовании транспорта организации для собственных нужд. Учитывая изложенное, наличие у заказчиков транспортных услуг документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ таких как ТТН, отрывные талоны к путевым листам при повременной оплате услуг и акты сверок , является необходимым условием для принятия в целях налогообложения прибыли транспортных расходов как документально подтвержденных.

А руководитель будет уверен в действительности и оправданности полученных услуг.

Как вести документооборот в транспортной что, уже

Перевозчикам соблюдение порядка оформления документов позволит правомерно принимать в расходы начисленную заработную плату, производить списание ГСМ в целях налогообложения, пресекать несанкционированный расход ГСМ, а также оперативно управлять работой автопарка. Кроме того, наличие у сторон сделки первичных документов и оформление их должным образом способствуют формированию достоверной информации на счетах бухгалтерского учета, сопоставимости данных о доходах и расходах и оперативному их получению.


Читайте также:

  • Долгосрочная аренда сельскохозяйственной земли называлась в римском праве
  • Изъятия водительских прав при лишении
  • Иск возмещение ущерба при дтп по каско